De acht stappen

Er is initiatief genomen om het KVO-certificaat te behalen. Het is nu van belang om allereerst een KVO-werkgroep samen te stellen.

Vaak zijn initiatiefnemers de aangewezen personen om een werkgroep samen te stellen. Naast bewoners en ondernemers is het belangrijk dat ook minimaal politie, brandweer en gemeente aansluiten.

Je kunt ervoor kiezen een extern procesbegeleider bij het KVO-traject te betrekken. Er zijn verschillende partijen die deze begeleiding aanbieden. Vaak is een procesbegeleider tot aan de 1e audit betrokken bij de werkgroep.

In de startfase is het belangrijk dat direct betrokken partijen in de KVO-werkgroep elkaar goed leren kennen. In de startfase kost dit extra tijd, maar dit komt het traject en het resultaat zeker ten goede. Binnen de werkgroep wordt ook de rol van voorzitter en secretaris ingevuld.

In deze fase vindt ook de afbakening van het KVO-gebied plaats. Belangrijk is om exact de grenzen aan te geven waarbinnen de werkgroep actief is. Wellicht zijn er combinaties met andere gebieden te maken? Dat geldt met name voor de winkelgebieden en bedrijventerreinen. Maak een cluster als dat lukt. De voorwaarden hiervoor zijn terug te vinden in de KVO-handboeken.

De werkgroep start met het in kaart brengen van veiligheidsthema’s nadat de werkgroep en het KVO-gebied bekend zijn. Gegevens worden verzameld via enquêtes onder ondernemers/bewoners, incidentcijfers van hulpdiensten en meldingen van de gemeente. Aanvullende bruikbare cijfers van relevante organisaties worden ook meegenomen.

De veiligheidsanalyse omvat een schouw van het KVO-gebied, waarbij de werkgroep een actielijst maakt voor veranderingen in de openbare ruimte, inclusief foto’s. Ideeën en wensen van direct betrokkenen worden meegenomen, vooral bij mogelijke toekomstige gebiedsontwikkelingen, los van enquêtes en incidentregistraties.

De werkgroep structureert alle gegevens in de veiligheidsanalyse, gebruikt overzichtelijke tabellen/grafieken en markeert opvallende cijfers/resultaten. Onverwachte trends, signalen en invloedrijke omstandigheden worden geanalyseerd en verklaard.

Het Plan van Aanpak (PvA) bevat doelstellingen en maatregelen voor de KVO-werkgroep. Prioriteiten worden bepaald op basis van urgentie en beschikbare middelen. Maatregelen moeten concreet, begrijpelijk, haalbaar en betaalbaar zijn. Er kunnen meerdere maatregelen per doelstelling zijn, elk met verantwoordelijkheid, tijdspad, benodigde tijd, deskundigheid, en voortgangsbeoordeling. Een maatregelmatrix wordt gebruikt als werkplan voor voortgangsoverleggen.

De audit omvat een interview met de volledige KVO-werkgroep, gericht op de verplichte punten van het Handboek KVO. De KVO-auditor zoekt bevestiging dat de samenwerking effectief is. Het interview met de hele werkgroep biedt meer inzicht in gekozen veiligheidsonderwerpen en toont dynamiek en betrokkenheid van de leden. Bij de eerste KVO-audit wordt rekening gehouden met de nog te ontwikkelen plannen. De focus ligt op de stappen voor het opzetten van samenwerking en de overwegingen in doelstellingen en maatregelen. Het doel is dat de werkgroep zelfstandig verder kan met het uitwerken van doelen en maatregelen voor de komende drie jaar.

Belangrijk voor de audit is een bruikbare veiligheidsanalyse, evenwichtige kosten-batenverhouding van maatregelen, aandacht voor preventie en merkbare betrokkenheid van alle deelnemende partijen.

Bij een succesvolle audit verdient de KVO-werkgroep het certificaat. Dit is een mooie bekroning en bevestiging van alle inspanningen. Dit KVO-certificaat kan ook richting externe partijen worden gebruikt om het succes van de samenwerking aan te tonen.

Na ontvangst van het KVO-certificaat kan de werkgroep starten met een jaarplan, waarin de vergaderingen worden gepland. Drie keer per jaar wordt de voortgang besproken aan de hand van de Matrix. Tijdens de overleggen worden ervaringen uitgewisseld, en de werkgroep evalueert of er voldoende kennis en contacten zijn om de thema’s aan te pakken. De matrix, een dynamisch document, wordt aangepast indien nodig, met goed vastgelegde besluiten. De jaarlijkse schouw vereist gezamenlijk optreden, zowel bij daglicht als in het donker, om locaties te beoordelen. Resultaten na het eerste jaar worden geëvalueerd, met mogelijke aanpassingen aan de plannen als nodig. In het tweede en derde jaar bepaalt de werkgroep acties op basis van de matrix. Succes wordt gedeeld met ondernemers in het KVO-gebied, vaak via mail- en appgroepen.

De KVO-certificering heeft een looptijd van drie jaar, waardoor de werkgroep voldoende tijd heeft om alle matrixmaatregelen aan te pakken. In het derde jaar kan de werkgroep zich laten hercertificeren. Ruim voor het certificaat verloopt, wordt een enquête uitgezet (ongeveer vier maanden vooraf). Dit biedt genoeg tijd om respons te verzamelen en de resultaten samen met hulpdienstcijfers en recente schouw te verwerken in de veiligheidsanalyse. Naast het analyseren van cijfers, wordt ook de derde evaluatie opgesteld. Deze beoordeelt de samenwerking en effectiviteit van veiligheidsmaatregelen. De werkgroep bepaalt wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is, op basis van ervaringen van de afgelopen drie jaar en potentiële verbeterpunten.

Net zoals bij het vorige Plan van Aanpak moet de KVO-werkgroep keuzes maken in haar aanpak. De conclusies van de veiligheidsanalyse en de evaluatie bepalen welke nieuwe maatregelen en doelstellingen nodig zijn. Het kan voorkomen dat bepaalde doelstellingen en maatregelen opnieuw worden ingezet om het veiligheidsniveau te behouden. De KVO-werkgroep kan ook naar eigen inzicht en wensen onderwerpen toevoegen aan de matrix.

Prioriteiten stellen is essentieel voor de werkgroep. Het is effectiever om een paar acties volledig uit te werken en resultaten te boeken dan tal van maatregelen slechts voor de helft uit te voeren.

Na het opnieuw vaststellen van plannen en ambities en duidelijkheid over de gezamenlijke betrokkenheid in het KVO-gebied, volgt de driejaarlijkse audit. Hoewel de spelregels hetzelfde zijn, omvat deze audit ook de bespreking van evaluatie en behaalde resultaten. Het gezamenlijke interview blijft een centraal onderdeel, waarbij de betrokkenheid van alle partijen, de kracht van de samenwerking voor bruikbare analyses, en de behaalde resultaten op de doelstellingen worden besproken.

De auditor opereert onafhankelijk, met strikte afspraken en kwalificatie- en opleidingseisen van de certificatie-instelling. Als de KVO-werkgroep alles correct demonstreert, wordt het KVO-certificaat met drie jaar verlengd.